email conversion
E-Mails sind in vielen Organisationen ein zentraler Eingangskanal – oft jedoch unstrukturiert, heterogen und schwer automatisierbar. Unterschiedliche Dateiformate, verschachtelte Anhänge und variierende Inhalte erschweren eine konsistente Weiterverarbeitung und Archivierung.
Die email conversion schafft hier eine verlässliche Grundlage: Eingehende E-Mails werden automatisiert aufbereitet und in eine strukturierte Form überführt, sodass sie nahtlos in bestehende Dokumenten- und Prozesslandschaften eingebunden werden können. So entsteht aus einem unstrukturierten Kommunikationskanal ein kontrollierbarer, regelbasierter Bestandteil digitaler Workflows.
Die email conversion wandelt E-Mails und deren Anhänge zuverlässig in normgerechte PDF/A-Dokumente um – basierend auf einer unternehmenseigenen Konvertierungslogik.
Dadurch entsteht eine stabile, revisionssichere Grundlage für Archivierung und Weiterverarbeitung. Auch komplexe Formate werden konsistent und formatgetreu überführt.
E-Mails werden nicht nur konvertiert, sondern analysiert. Inhalte, Anhänge und Datenströme werden strukturiert ausgewertet und relevante Metainformationen extrahiert.
Diese Informationen können angereichert und für nachgelagerte Prozesse, Archivsysteme oder Workflows nutzbar gemacht werden.
Die Verarbeitung kann flexibel über Dateitypen und benutzerdefinierte Regelsätze gesteuert werden.
So lassen sich unterschiedliche Anforderungen und Anwendungsfälle abbilden – von einfachen Archivierungsszenarien bis hin zu komplexen, regelbasierten Prozesslogiken.
Die Lösung basiert auf einer containerisierten Architektur mit dynamischen Skalierungsmöglichkeiten.
Auch hohe E-Mail-Volumina oder Lastspitzen lassen sich stabil und performant verarbeiten – ideal für Enterprise-Umgebungen und zentrale Eingangskanäle.
Über eine klar definierte REST-Schnittstelle lässt sich die email conversion einfach in bestehende Systemlandschaften integrieren.
Archiv-, DMS- oder Workflow-Systeme können die Verarbeitung automatisiert anstoßen und Ergebnisse strukturiert weiterverarbeiten.
Eingehende E-Mails werden gemeinsam mit sämtlichen enthaltenen Anhängen automatisiert verarbeitet und in ein einheitliches Zielformat wie PDF/A überführt. Unterschiedliche Dateitypen – von Office-Dokumenten über Bilder bis hin zu strukturierten Rechnungsformaten – werden konsistent erkannt, konvertiert und zusammengeführt.
Dadurch entsteht aus einer heterogenen E-Mail-Struktur eine standardisierte, archivierungsfähige Dokumenteneinheit. Das schafft eine verlässliche Grundlage für revisionssichere Ablage, Weiterverarbeitung und digitale Workflows.
Im Rahmen der Verarbeitung können ermittelte Informationen automatisiert als Struktur- oder Deckblätter ergänzt werden. Relevante Metadaten aus E-Mail-Headern, Anhängen oder Analyseprozessen werden extrahiert, angereichert und logisch mit dem Dokument verknüpft.
So entsteht eine nachvollziehbare und strukturierte Dokumentenbasis, die Archivierung, Recherche und die Integration in Fachanwendungen deutlich vereinfacht.
Der Verarbeitungsablauf lässt sich flexibel über Dateitypen und individuell definierte Regelsätze konfigurieren. Unterschiedliche Anforderungen – etwa spezielle Konvertierungsregeln, Filtermechanismen oder Verarbeitungsschritte – können innerhalb eines Systems parallel abgebildet werden.
Statt starrer Konvertierungslogiken entsteht so eine anpassbare, regelbasierte Workflow-Architektur, die sich an fachliche und organisatorische Anforderungen anpassen lässt.
Die Lösung ist darauf ausgelegt, auch bei hohem E-Mail-Aufkommen stabil und performant zu arbeiten. Verarbeitungskapazitäten können dynamisch angepasst werden, um Lastspitzen oder stark schwankende Eingangszahlen zuverlässig zu bewältigen.
Damit eignet sich die email conversion sowohl für mittlere Umgebungen als auch für große Organisationen mit hohem Kommunikationsvolumen.
Dateiformate und Inhalte werden automatisch erkannt und analysiert. Anhänge, eingebettete Informationen sowie relevante Metadaten werden systematisch identifiziert und für die weitere Verarbeitung nutzbar gemacht.
Diese Analyse schafft Transparenz über komplexe E-Mail-Strukturen und bildet die Grundlage für eine präzise, regelbasierte Weiterverarbeitung innerhalb digitaler Dokumenten- und Prozesslandschaften.
E-Mails werden in Body und einzelne Anhänge strukturiert zerlegt.
Nicht relevante oder unerwünschte Anhänge werden automatisch entfernt.
ZIP-Archive werden automatisch entpackt und verarbeitet.
Relevante E-Mail-Informationen werden extrahiert und bereitgestellt.
Originalanhänge oder Verarbeitungsschritte können optional gespeichert werden.
Die Lösung lässt sich modular um weitere Funktionen erweitern.
Workflows können zentral erstellt und verwaltet werden.
Alle Verarbeitungsschritte werden transparent dokumentiert.
E-Rechnungen werden automatisch erkannt und konvertiert.
Die email conversion lässt sich über eine REST-Schnittstelle nahtlos in bestehende Systeme integrieren.
Bringe dein Dokumentenmanagement weiter mit der email conversion Kontaktiere uns gerne für Fragen oder Beratung.
